(१) पहिलो पटक नियुक्ति भएका प्रत्येक सैनिक व्यक्तिले निर्धारित ढाँचामा चारप्रति वैयक्तिक विवरण फाराम भर्नु पर्नेछ ।
(२) देहायको सैनिक व्यक्तिको वैयक्तिक विवरणको अभिलेख देहाय बमोजिमको कार्यालयले राख्नेछ ः–
(क) सबै तहका सैनिक व्यक्तिको वैयक्तिक विवरण सैनिक अभिलेखालय,
(ख) अधिकृतस्तरको सैनिक व्यक्तिको हकमा सैनिक अभिलेखालयको अतिरिक्त सैनिक सचिव विभाग, र
(ग) पदिकस्तर र सोभन्दा मुनीका सैनिक व्यक्तिको हकमा सैनिक अभिलेखालयको अतिरिक्त कार्यरथी विभाग (संगठन र सञ्चालन) ।
(३) सैनिक व्यक्तिको सरुवा, बढुवा, कारबाही लगायतका सबै विवरणहरू वैयक्तिक विवरणमा जनाई अद्यावधिक गरी राख्नु पर्ने दायित्व उपनियम (२) बमोजिम अभिलेख राख्ने कार्यालयको हुनेछ ।
(४) प्रमुख सेनानी वा सो भन्दा माथिका सैनिक व्यक्तिको वैयक्तिक विवरण एक प्रति नेपाली सेनाले मन्त्रालयमा पठाउनु पर्नेछ ।